2017 Microsoft Office Add-in: Microsoft Save as PDF or XPS

Voordelen

• Officiële Office-invoegtoepassing
• Eenvoudig opslaan als PDF of XPS

Nadelen

• Geen

Met deze invoegtoepassing voor Microsoft Office 2007 kunt u gemakkelijk bestanden opslaan in PDF- of XPS-formaat.

Microsoft beëindigde de ondersteuning voor Office 2007 in 2017, 10 jaar nadat het was uitgebracht. Ondanks het bereiken van het einde van de ondersteuningsperiode wordt Office 2007 nog steeds op grote schaal gebruikt. Het blijft een krachtige tekstverwerkingsapplicatie die voldoet aan de behoeften van de gemiddelde gebruiker, en daarom is er voor velen niet veel motivatie om te upgraden.

Add-ins, een andere naam voor plug-ins, zijn een van de opties die Office 2007 zo krachtig maken. Via dit plug-in framework kunnen gebruikers functionaliteit toevoegen aan het kernpakket van tools. U kunt deze invoegtoepassingen zelfs zelf programmeren. Er zijn invoegtoepassingen beschikbaar van externe ontwikkelaars. Sommige zijn gratis. Andere moeten worden gekocht. Er zijn ook invoegtoepassingen ontwikkeld en onderhouden door Microsoft zelf.

Deze invoegtoepassing om op te slaan als PDF of XPS is een voorbeeld van de laatste. De Microsoft Save as PDF or XPS Add-In for 2007 Microsoft Office is een officiële invoegtoepassing die werd uitgebracht na de release van de hoofdapplicatie. Men zou kunnen betogen dat deze functionaliteit er vanaf het begin had moeten zijn. In zekere zin was dat ook zo, maar daar komen we nog op terug bij de virtuele printers. Desalniettemin werd de behoefte aan PDF- en XPS-ondersteuning urgenter met sommige van de bedrijfsoplossingen die Microsoft uitbracht. Deze invoegtoepassing was het antwoord.

De installatie van de invoegtoepassing is vrij eenvoudig. Het installatiepakket wordt geleverd als een uitvoerbaar bestand. Wanneer u het uitvoert, controleert het of er een geschikte versie van Office 2007 is. Als die gevonden wordt, wordt de invoegtoepassing geïnstalleerd. De invoegtoepassing wordt automatisch ingeschakeld en is dus onmiddellijk beschikbaar de volgende keer dat u Office 2007 opstart. Als de installatie Office 2007 niet kan vinden, mislukt de installatie en wordt u geïnstrueerd om eerst de hoofdapplicatie te installeren.

Het gebruik van de invoegtoepassing is eenvoudig. Start Office 2007. Laad vervolgens een document of typ wat tekst op de pagina. Klik vervolgens op het ronde Office-pictogram in de linkerbovenhoek van het scherm. Dit opent een menu met items zoals Nieuw, Openen en Opslaan. Beweeg de cursor over Opslaan als. Er verschijnt een secundair menu aan de rechterkant. Dit bevat opties zoals Word-document en Word-sjabloon. Klik op de optie "PDF of XPS". Dit opent een standaard dialoogvenster waarin u een bestandsnaam en de juiste bestandsextensie kunt selecteren.

PDF staat voor Portable Document Format. Het is een formaat ontwikkeld door Acrobat dat niet alleen tekst, maar ook afbeeldingen en meer bevat. Het formaat is al lange tijd een standaard voor documentbeheer. Word-documenten worden meestal goed omgezet naar PDF. De meeste documenten worden zonder problemen geconverteerd. Als uw document complexe objecten bevat die niet goed converteren, kan deze invoegtoepassing daar niet veel aan doen. In dat geval heeft u een gespecialiseerde converter nodig waarmee u die elementen kunt aanpassen.

XPS staat voor XML Paper Specification. Het wordt vaak OpenXPS genoemd. Het doel van dit formaat is om documenten te bieden die geopend kunnen worden in gestandaardiseerde webbrowsers. Voor XPS gelden vergelijkbare overwegingen. De meeste documenten worden prima geconverteerd. Voor documenten die dat niet doen, is een geavanceerdere converter nodig.

Deze invoegtoepassing integreert naadloos met e-mailclients die Office 2007 ondersteunen. E-mail was inderdaad een van de belangrijkste redenen om deze invoegtoepassing te ontwikkelen. Documenten als bijlage toevoegen aan e-mails is eenvoudiger met zowel PDF als XPS en elimineert enkele van de bijkomende zorgen, zoals macro-gebaseerde virussen.

Deze invoegtoepassing is technisch gezien niet noodzakelijk alleen voor de conversie naar PDF en XPS. Windows ondersteunt wat bekend staat als virtuele printers. In Windows lijken deze veel op fysieke printers. Het verschil is dat wanneer u afdrukt, er een nieuw bestand wordt gecreëerd in plaats van een fysieke kopie. Windows heeft virtuele printers beschikbaar voor zowel PDF als XPS. Echter, als u integreert met e-mail of een andere Microsoft-toepassing, is deze invoegtoepassing veel handiger omdat het de tussenstappen elimineert.

Voordelen

• Officiële Office-invoegtoepassing
• Eenvoudig opslaan als PDF of XPS

Nadelen

• Geen